Po ukončení tohto modulu budete vedieť:

- Viesť pútavé virtuálne schôdze s rôznymi tímami

- Komunikovať jasne a otvorene a tým podporovať dôveru, zodpovednosť a efektívne rozhodovanie

- Vypracovať efektívne agendy a ďalšie nástroje na zvýšenie kvality vašich online schôdzí

- Riešiť konflikty a medzikultúrne komunikačné bariéry

- Vyskúšate si úspešné rokovania využitím elektronických prostriedkov

V súčasnosti záleží na fyzickej vzdialenosti menej ako kedykoľvek predtým. Každá spoločnosť môže spojiť talentovaných ľudí zo všetkých kútov sveta vytvorením virtuálnych tímov. Riadenie virtuálneho tímu sa však od štandardnej prezenčnej formy práce líši rôznymi spôsobmi a vyznačuje sa dôležitými aspektmi, ktoré budete musieť vziať do úvahy, ak chcete byť úspešní.

Pracujú stále rovnakí ľudia alebo sa štruktúra tímu mení v závislosti od aktivity/projektu?

To môže mať vplyv na spôsob spolupráce vášho tímu z dôvodu rozdielov v časových pásmach, kultúrnych problémov, postoja k dlhotrvajúcej práci atď. Pri vytváraní virtuálnych schôdzí alebo aktivít myslite na to, čo je pre každého najlepšie. Členovia vášho tímu môžu byť:

Podľa Institute for Leadership Excellence - diskusia o výsledkoch výskumu publikovaných Harvard Business Review - sú hlavnými problémami, ktoré by ste mali riešiť ako prvé, aby ste zaistili efektívne online aktivity, nasledujúce:

Podľa štúdie publikovanej časopisom Forbes (2015) sú to:

- budovanie DÔVERY (ideaálne počiatočným osobným stretnutím)

- zabezpečenie JEDNOZNAČNOSTI (je potrebné byť direktívnejší ako zvyčajne)

- mať víziu (váš prístup zodpovedá celkovej vízii tímu)

Vedúci virtuálneho tímu by mal tiež:

- Formalizovať tímové úlohy

- Vytvoriť veľmi jasný súbor pravidiel o tom, ako sa prijímajú rozhodnutia

- Vytvoriť jasne definovaný proces, ktorý zabezpečí, aby všetci členovia tímu dosiahli očakávané výsledky

- Propagovať jasnú a otvorenú komunikáciu správne prispôsobenú charakteristikám tímov

Spoločne rozhodnite a písomnou formou sprístupnite všetkým nasledujúce informácie:

- začiatočný a konečný čas pracovného dňa pre každého

- doba odozvy na e-maily

- aké dlhé budú online stretnutia

- aké dlhé prestávky by mali byť

- preferovaný tón komunikácie (formálnejší alebo uvoľnenejší)

- kultúrne aspekty (štátne/cirkevné sviatky)

- ako sa robia rozhodnutia

- sledovanie úloh a podávanie správ

- zodpovednosť (napr. čo sa stane, ak niekto neplní pridelené úlohy);

- pravidlá komunikácie

“Keď sú zodpovední všetci, nie je zodpovedný nikto”

Nepriradené úlohy môžete pri práci s virtuálnym tímom ľahko „zabudnúť“ alebo prehliadnuť. Aj keď flexibilita rolí je veľká, stále musíte jasne definovať, čo musia všetci robiť, ako a kedy (vrátane opakujúcich sa a presných úloh).

Aby každý jasne pochopil, čo má robiť, nebojte sa v prípade potreby nadmerne komunikovať.

Po diskusii počas schôdze by mali byť informácie k dispozícii aj písomne ​​na ďalšie konzultácie (buď ako zápisnice zo schôdze alebo zavedené ako úlohy v softvéri na riadenie projektu, ktorý používate).

Krok 1: Definujte účel stretnutia a vyberte správnu technológiu / softvér

Chcete predniesť prezentáciu?

Buďte kreatívni a generujte nápady (vyberte si softvér, ktorý vám umožní používať tabuľu);

Rozhodovanie?

Krok 2: Vykonajte technickú kontrolu

- ak používate zariadenie alebo softvér po prvýkrát, nacvičte si jeho použitie pred skutočnou schôdzou

- nechajte aspoň 15 minút pred samotným stretnutím skontrolovať, či všetko funguje správne (pripojenie na internet, fotoaparáty, mikrofóny…)

Krok 3: Distribuujte pozvánky a prihlasovacie údaje

Jasne uveďte dátum a čas stretnutia.

Krok 4: Distribuujte program schôdze e-mailom

Do správy, ktorú odošlete, môžete zahrnúť krátke oznámenie o etikete hovoru (všetci majú zapnuté/vypnuté kamery, mikrofóny sú stlmené, pokiaľ práve nehovoríte, softvér, ktorý možno bude potrebné vopred nainštalovať atď.). Každý bod programu musí byť dostatočne jasný, aby si boli všetci vedomí toho, čo budú musieť pripraviť na schôdzu (napr. Ak majú niektorí členovia počas schôdze prednášať). V tejto správe je možné uviesť / zahrnúť akékoľvek ďalšie materiály, ktoré by mali byť konzultované pred stretnutím.

Krok 5: Pripojte sa včas a povzbuďte  k tomu aj ostatných, aby ste mohli pred začiatkom vyriešiť akýkoľvek potenciálny technický problém a začať v stanovenom čase

Krok 6: Veďte schôdzu

Sledujte, kto je pripojený a kto chýba

Zhrňte základné pravidlá

Stručne predstavte program a ciele stretnutia

Dajte každému príležitosť prehovoriť

Krok 7: Ukončite schôdzu

Ukončite schôdzu v stanovený čas, prípadne skôr

Predneste stručné zrhnutie toho, o čom sa diskutovalo, a pripravte akčný plán

Zašlite všetkým poznámky a akčný plán zo stretnutia v písomnej forme na ďalšiu konzultáciu

To sa netýka iba videokonferencií. Možno budete musieť využiť aj ďalšie nástroje na spoluprácu online, napríklad softvér na správu projektov.

Pre virtuálne stretnutia budete potrebovať:

Ak je to možné, poskytnite všetkým členom tímu vysokokvalitný hardvér (kvalitná webová kamera, mikrofón a slúchadlá).

Všetci sme rozdielni a vo virtuálnom tíme je ešte pravdepodobnejšie, že budeme konfrontovaní s neočakávanými situáciami, konfliktmi alebo bariérami pochádzajúcimi z kultúrneho pozadia členov.

Medzikultúrna komunikácia je veľmi rozsiahla oblasť, ktorá vyžaduje okrem hlbokých vedomostí aj osobitnú citlivosť a rozlišovanie zo strany vedúceho, ako aj porozumenie a toleranciu od všetkých členov tímu.

Dobrým východiskovým bodom na pochopenie toho, ako by to mohlo mať vplyv na činnosť vášho virtuálneho tímu, sú kultúrne dimenzie, ako ich definoval Geert Hofstede.

Podľa tejto teórie existuje 6 dimenzií, ktoré definujú kultúru. Tie sa dajú ľahko prejaviť na spôsobe práce a komunikácie. Tieto dimenzie sú:

miera mocenskej vzdialenosti

individualizmus verzus kolektivizmus

miera vyhýbania sa neistote

maskulinita verzus femininita

dlhodobá verzus krátkodobá orientácia

zdržanlivosť verzus pôžitkárstvo

Zaujímavý nástroj umožňujúci porovnanie šiestich dimenzií v rôznych krajinách navrhnutý spoločnosťou Hofstede Insights nájdete tu.

Zohľadnenie bariér pri stanovovaní základných pravidiel pre váš virtuálny tím môže byť veľmi prospešné.

Nikdy však nemôžeme vedieť všetko a ak budeme na teóriu „príliš naviazaní“, môže to viesť k ešte väčšiemu zovšeobecňovaniu a stereotypizácii. Navyše, medziľudské rozdiely sa dajú zameniť za kultúrne rozdiely. V dnešnej dobe si ľudia pracujúci vo virtuálnych tímoch viac uvedomujú skutočnosť, že musia byť tolerantní. Zároveň je skvelé a motivujúce, keď sú všetci úctiví a zdvorilí k hodnotám druhých.

Preto je možno lepšie nechať ľudí vysvetliť si, čo je pre nich dobré a čo nie. Môžete to uskutočniť hneď po založení tímu, pri vytváraní základných pravidiel a vízie tímov. Ak je možné uskutočniť osobné stretnutie, je to ešte lepšie.

Na úvod by ste mohli požiadať všetkých, aby poskytli informácie:

- preferovaný komunikačný štýl (formálnejší alebo uvoľnenejší)

- ich pohľad na pracovný čas, nadčasy atď.

- sviatky, ktoré by nikdy nechceli zmeškať (štátne/náboženské)

- tolerancia neistoty

- ktoré hodnoty súvisiace s prácou si cenia najviac

Bez ohľadu na to, ako dobre nastavíte pravidlá a naplánujete si schôdzky, vo vašom tíme budete mať konflikty.

Nie vždy však musia byť konflikty niečo negatívne, v skutočnosti, ak sú správne zvládnuté, môžu viesť k lepšiemu riešeniu problémov a kreatívnejším riešeniam.

Konflikty s pozitívnymi výsledkami sa týkajú podstaty (ako to máme urobiť?)

Konflikty s negatívnymi výsledkami sa týkajú osobnosti - nevedú k riešeniu („vy vždy ...“, „nikdy“).

Vo virtuálnom prostredí je neverbálna komunikácia výrazne eliminovaná. To môže brániť ľuďom vo vytváraní spojení a budovaní vzťahov.

Ku konfliktom môžu viesť napr. rôzne štýly komunikácie, fakt, že jazyk využívaný v rámci tímu/na schôdzi nie je rodným jazykom členov tímu či nedostatočná zrozumiteľnosť.

Písomné informácie môžu znieť chladnejšie a neosobnejšie. Nesprávna interpretácia pravidiel, zlá kvalita zvuku alebo iné technické problémy môžu viesť k ešte väčšej frustrácii vedúcej ku konfliktom. Niektorí ľudia, aj kvôli zlej kvalite osvetlenia alebo nastavenia fotoaparátu, budú na virtuálnych stretnutiach vyzerať inak ako zvyčajne.

Vy ako vedúci virtuálneho tímu však musíte byť schopní tieto problémy identifikovať a vyriešiť.

Spolupráca - všetky strany sú zamerané na riešenie - všetky strany vyhrávajú

Kompromis – všetky strany vyhrávajú a niečoho sa vzdávajú

Vyhýbanie sa – konfliktu sa zabráni, potlačí sa, nepodniknú sa žiadne kroky k jeho vyriešeniu

Súťaženie – win/lose

Prispôsobenie sa – jedna strana sa vzdá v prospech druhej

Prvé 2 štýly sú najproduktívnejšie, pretože sú zamerané na riešenie.

Vyhýbavý štýl je najnebezpečnejší, pretože problém sa nikdy nedostane na svetlo, a preto sa nikdy nevyrieši.

Krok 1. Oddeľte problém od osobnosti

„Zdá sa, že problémom, s ktorým sa stretávame, je ...“

Krok 2. Identifikujte zhodné názory.

V probléme musia byť určité body, na ktorých sa strany zhodnú. Uveďte to jasne.

„My / vy obaja / všetci súhlasíme s tým, že ...“

Krok 3. Identifikujte rozdielne názory a dôvody

„Rozdiel v našich názoroch je ..“

Krok 4. Prejavte empatiu a počúvajte všetky strany

„Chápeme, že sa cítite ...“

Krok 5. Diskutujte pre a proti, Brainstorming možných riešení

Krok 6. Spýtajte sa tímu, v čom vidí riešenie typu „win-win“

Krok 7. Ak sa v predchádzajúcom kroku nedosiahne konsenzus, požiadajte skupinu, aby hlasovala za najlepšie riešenie

Krok 8. V prípade potreby privolajte tretiu stranu, neutrálnu osobu, ktorá môže prísť s riešením

Vyčleňte si čas na aktivity spojené s budovaním tímu nad rámec bežného pracovného času. Tím bude pripravený a bude vedieť, ako konať, keď dôjde k neočakávanej situácii.

Diskutujte o štýloch, krokoch a pravidlách riadenia konfliktov, aby ste zabránili rušivým konfliktom a plytvaniu energiou.

Zorganizujte cvičné stretnutia na riešenie „virtuálnych“ konfliktov (požiadajte členov tímu, aby si predstavili situáciu a ako by ju riešili).

E-vyjednávanie alebo elektronické vyjednávanie možno definovať ako „proces vedenia rokovaní medzi obchodnými partnermi pomocou elektronických nástrojov.“

Týka sa to najmä rokovaní prostredníctvom telefónu, e-mailu, okamžitých správ či videokonferencií, ale aj automatických rokovaní a rozhodovania na základe umelej inteligencie (napr. rokovania bot-človek alebo bot-bot, dražby, zjednávanie).

Potreba rokovať na diaľku „bez stola“ sa počas krízy COVID-19 významne zvýšila kvôli sociálnym a cestovným obmedzeniam.

Zatiaľ čo rokovania založené na umelej inteligencii sa stále vyvíjajú, elektronické rokovania medzi ľuďmi nie sú ani lepšie, ani horšie, iba iné ako tradičné osobné rokovania.

Psychologická vzdialenosť dištanc, špecifická pre vyjednávanie pomocou elektronických prostriedkov, môže byť prospešná pre kreativitu a riešenie problémov, pretože poskytuje čas na zamyslenie (najmä v prípade asynchrónnej komunikácie, napr. e-mail).

Niektorí jedinci, ktorí sú zvyčajne v spoločnosti iných nekomfortnejší, sa môžu cítiť lepšie a prispieť viac vo virtuálnom prostredí, čo vedie k efektívnejšiemu riešeniu problémov a kreatívnym riešeniam.

E-vyjednávanie je nákladovo a časovo efektívne, najmä pre vyjednávačov na dlhé vzdialenosti. Znížením cestovných nákladov si strany môžu dovoliť viac stretnutí a viac účastníkov.

Počas elektronických rokovaní je ťažšie vytvoriť vzťah, najmä ak sa ľudia nikdy predtým nestretli zoči-voči.

Neverbálna komunikácia je menej efektívna a niektoré výskumy ukazujú, že vysoké percento e-mailov je nesprávne interpretovaných a môže byť vnímaných chladne alebo agresívne.

Ak nebudú správne vyriešené, môžu byť technické problémy frustrujúce a viesť k neuspokojivým výsledkom rokovania.

Výber nástroja závisí od vášho štýlu vyjednávania (kooperatívneho alebo konkurenčného), typu informácií, ktoré sa majú zdieľať, fázy rokovania či počtu a profilu účastníkov.

Kvôli nižšej psychologickú vzdialenosti sú preferované videokonferencie.

V závislosti od účelu rokovania môže proces prebiehať vo viacerých fázach. Môžete striedať  nástroje s väčšou/menšou psychologickou vzdialenosťou, ako to práve lepšie vyhovuje vašim potrebám.

Napríklad môžete zvoliť písomnú komunikáciu vo fáze pred vyjednávaním, zorganizovať videohovor pre fázu zdieľania informácií a fázu navrhovania a nakoniec uskutočniť následný hovor.

Rokovania si vždy naplánujte dôkladne. Pripravte si scenár pre svoje telefónne hovory a program pre videokonferencie. Vždy skontrolujte prílohy a správnosť e-mailov a nezabudnite na správne formulovanie predmetu e-mailu.

Vyriešte technické problémy - oboznámte sa so všetkou technológiou, ktorú používate. Pred každou reláciou vykonajte technickú kontrolu.

Atmosféru rokovania môžete nastaviť pomocou videohovoru zobrazením konkrétneho pozadia (viac či menej formálneho), oblečenia, ktoré nosíte vy alebo členovia vášho tímu, osvetlením, atď.

Hovor prijmite, až keď budete pripravení. Je lepšie zavolať o niečo neskôr naspäť, než aby vás druhá strana zachytila nepripraveného. Samozrejme, vždy je lepšie nechať si časovú rezervu pred začatím hovoru.

Uistite sa, že sa obe strany dohodnú na čase hovoru a sú na to pripravené. Nikdy nikomu nevolajte bez oznámenia a bez opýtania. Nezačínajte diskutovať bez toho, aby ste sa opýtali, či je na to vhodný čas (bez ohľadu na to, aké skvelé sú vaše informácie).