EN | IT | ES | HR | PL | RO | SK |
Course
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo
Feedback form    |       Play Audio    |    Download content: / /


Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo

Ciljevi Click to read  

Na kraju ovog modula moći ćete:

- Voditi ugodne virtualne sastanke s različitim timovima

- Komunicirati jasno i otvoreno kako bi se potaknulo povjerenje, odgovornost i učinkovito donošenje odluka

- Razviti učinkovite programe i druge alate za poboljšanje kvalitete online sastanaka

- Riješiti sukobe i pitanja međukulturalne komunikacije

- Provesti uspješne pregovore koristeći elektronička sredstva

 

Upravljanje virtualnim timovimaClick to read  

U današnje je vrijeme fizička udaljenost važnija nego ikad. Svaka tvrtka može okupiti talentirane ljude sa svih strana svijeta formiranjem virtualnih timova. Ipak, upravljanje virtualnim timom razlikuje se na razne načine od rada licem u lice i postoje neki ključni aspekti koje treba uzeti u obzir ako se želi uspjeti.

 

Definiranje timaClick to read  

Kako je formiran vaš tim? Je li vam bilo dopušteno odabrati članove vašeg tima ili ste tim „naslijedili” od prethodnog menadžera?

Rade li uvijek isti ljudi zajedno ili struktura tima varira, ovisno o aktivnosti / projektu?

Fizička lokacija članova tima Click to read  

Može utjecati na način na koji tim radi zajedno zbog razlika u vremenskim zonama, kulturama, stavovima prema radnom vremenu itd. Kad zakazujete virtualne sastanke ili aktivnosti, razmislite što je najbolje za sve članove. Članovi tima mogu biti ...

- Uglavnom na licu mjesta s nekoliko udaljenih djelatnika (raspoređeni lokalno, regionalno, nacionalno, širom svijeta)
- Smješteni u istom gradu / državi / regiji
- Smješteni u raznim regijama svijeta, s velikim razlikama u vremenskim zonama

U posljednjoj situaciji neće uvijek biti moguće pronaći prikladno vrijeme za svakoga. U tom slučaju, izmjenjujte vrijeme sastanka kako biste izbjegli da dio vašeg tima bude stalno u nepovoljnom položaju.

Savjet: kad je moguće, iskoristite razliku u vremenskoj zoni u svoju korist kako biste postigli neprekidnu produktivnost (npr. kad dio tima iz iste vremenske zone može raditi neovisno od ostalih).

Što istraživanja govore o problemima s kojima se virtualni timovi najčešće suočavajuClick to read  

Prema Institute for Leadership Excellence i rezultatima istraživanja koje je objavio Harvard Business Review - glavni problemi koje bi prvo trebalo riješiti kako bi se osigurale učinkovite online aktivnosti su:

- Neki članovi tima (potajno) rade više zadataka
- Nedostatak pažnje
- Emocionalni odmak zbog fizičke udaljenosti
- Nedostatna uključenosti nekih članova
- Ograničena aktivnost i praćenje
Što istraživanja govore o čimbenicima uspjeha koji utječu na virtualne timoveClick to read  

Prema studiji koju je objavio Forbes (2015) to su:

-izgradnja POVJERENJA (idealan bi bilo inicijalni susret licem u lice)
-osiguravanje JASNOĆE (biti izravniji nego inače)
-imati VIZIJU (vaš pristup odgovara cjelokupnoj viziji tima).

 

Također, vođa virtualnog tima trebao bi:

- Formalizirati timske uloge
- Napraviti vrlo jasan skup pravila o načinu donošenja odluka
- Napraviti jasno definiran postupak kako bi se osiguralo da svi članovi tima daju očekivane rezultate
- Promicati jasnu i otvorenu komunikaciju pravilno prilagođenu karakteristikama timova
Postavljanje „osnovnih pravila”Click to read  

Odlučite zajedno i u pisanom obliku na način da je svima dostupno sljedeće:

- početak i završetak radnog vremena za sve članove

- definiranje vremena unutar kojeg je potrebno dogovoriti na elektroničku poštu

- vrijeme trajanja online sastanaka

- vrijeme trajanja stanki

- poželjni ton komunikacije (formalniji ili opušteniji)

- kulturni aspekti (nacionalni / vjerski praznici)

- način odlučivanja

- praćenje zadataka i izvještavanje

- odgovornost (npr. što se događa ako netko ne izvršava dodijeljene zadatke)

- komunikacijska pravila

Formaliziranje timskih ulogaClick to read  

„Svačija odgovornost nije ničija odgovornost”

Neraspoređeni zadaci mogu se lako „zaboraviti” ili previdjeti u radu s virtualnim timom. Iako je fleksibilnost uloga velika, mora se jasno definirati što svatko mora raditi, kako i kad (uključujući ponavljajuće i precizne zadatke).

Kako bi svi jasno razumjeli što on / ona mora raditi, ne treba se bojati pretjerane komunikacije ako je potrebno.

Nakon što se to raspravi tijekom sastanka, trebalo bi biti dostupno i u pisanom obliku za daljnje konzultacije (ili kao zapisnik sa sastanka ili predstavljeno kao zadaci u softveru za upravljanje projektima koji se koristiti).

 

Vođenje uspješnih online sastanakaClick to read  

Korak 1: Definirati svrhu sastanka i odabrati odgovarajuću tehnologiju / program

- Želite li održati prezentaciju?
- Budite kreativni i generirajte ideje (odaberite program koji omogućuje upotrebu bijele ploče)
- Odlučivanje?
 

Korak 2: Izvršiti tehničku provjeru

- Ako prvi put upotrebljavate uređaj ili softver, isprobajte ga prije stvarnog sastanka
- Najmanje 15 minuta prije stvarnog sastanka provjerite radi li sve ispravno (internetska veza, kamere, mikrofoni)

Korak 3: Podijeliti pozivnice i pristupne podatke

Jasno navedite datum i vrijeme sastanka.

 

Korak 4: Poslati dnevni red sastanka putem e-pošte

U poruku koju šaljete s dnevnim redom možete uključiti kratku obavijest o pravilima poziva (svi s uključenim kamerama / kamere nisu potrebne, mikrofoni isključeni, osim ako ne mora izlagati, softver koji će možda trebati instalirati itd.). Svaka točka dnevnog reda mora biti dovoljno jasna kako bi svi znali što će trebati pripremiti za sastanak (npr. ako neki članovi moraju održati prezentacije tijekom sastanka). Bilo koji drugi dodatni materijali koje treba proučiti prije sastanka mogu se spomenuti / uključiti u ovu poruku.

 

Korak 5: Uraniti i potaknuti ostale da učine isto kako bi se mogli riješiti svi potencijalni tehnički problemi i započeti u zakazano vrijeme

 

Korak 6: Voditi sastanak

Pratite tko se pridružio, a tko nedostaje

Osvrnite se na osnovna pravila

Ukratko predstavite dnevni red i ciljeve sastanka

Pružite svima priliku da daju svoj doprinos

 

Korak 7: Zaključiti sastanak

Završite sastanak u predviđeno vrijeme ili ranije

Ukratko iznesite o čemu se raspravljalo i napravite akcijski plan

Pošaljite svima bilješke i akcijski plan sa sastanka u pisanom obliku na daljnje konzultacije

Technology for virtual teamsClick to read  

Ovdje nije riječ samo o videokonferencijama. Možda ćete trebati koristiti druge online alate za suradnju, poput programa za upravljanje projektima.

Za virtualne sastanke trebat će vam:

- Stabilna internetska veza
- Program za online konferencije (među najčešće korištenim: Zoom, GoToMeeting, Skype, Webex)
- Zvuk (slušalice, računalni ili telefonski zvuk)
- Video (web kamera ili profesionalno okruženje ovisno o svrsi sastanka)

Ako je moguće, osigurajte visokokvalitetni hardver (dobru web kameru, mikrofon i slušalice) za sve članove tima.

Ako je tim mješovit (više ljudi na licu mjesta i samo nekoliko udaljenih djelatnika) i često imate sastanke, možda biste trebali postaviti sobu za video konferencije s opremom posebno dizajniranom za tu svrhu.

U slučaju da radite od kuće - raspravite pitanje pozadine. Neuredna pozadina može odvlačiti pažnju i demotivirati. Dajte primjer postavljanjem ugodne pozadine s dobrom rasvjetom i zvukom. Možete i samo zamagliti pozadinu ili stvoriti virtualnu. Ipak, to može stvoriti još bezličnije ozračje.

Ako ne želite nositi slušalice, lavalier mikrofoni najbolje rade jer omogućuju kretanje bez fluktuacije kvalitete zvuka. Nosite odjeću prikladnu za posao, čak i ako radite od kuće.

Ako je moguće, uvijek koristite pro / premium verziju softvera ili pretplatu za koju ste sigurni da pokriva vaše potrebe (besplatne verzije često imaju ograničene značajke, ograničen broj ljudi ili ograničeno vrijeme upotrebe).

Budite dosljedni - ljudima se sviđaju stvari s kojima su upoznati.

Odaberite softver koji bolje odgovara potrebama vašeg tima i držite se njega.

Osim onih povezanih s virtualnim sastancima, postoje i drugi alati kojima se može povećati produktivnost virtualnih timova.

To mogu biti:

- program za suradnju

- program za praćenje ciljeva i izvještavanje o statusu

- program za upravljanje projektima

- upravljanje dokumentima

- komunikacija

Međutim, i ovdje je manje više, a dosljednost je ključna. Pokušajte što više držati sve na jednom mjestu.

 

Pitanja međukulturne komunikacije

OkvirClick to read  

Svi smo različiti, a u virtualnom timu još je vjerojatnije suočavanje s neočekivanim situacijama, sukobima ili preprekama koje proizlaze iz različitih kultura članova.

Međukulturna komunikacija vrlo je široko područje, koje uz temeljito poznavanje zahtijeva posebnu osjetljivost i razumijevanje od strane vođe, zajedno s razumijevanjem i tolerancijom svih članova tima.

Dobro polazište za razumijevanje kako bi to moglo utjecati na aktivnost virtualnog tima su dimenzije kulture, koje je definirao Geert Hofstede.

 

 

Dimenzije kultureClick to read  

Prema ovoj teoriji, postoji šest dimenzija koje definiraju kulturu. One se mogu odraziti na način na koji ljudi rade i komuniciraju. Te dimenzije su:

Indeks udaljenosti moći

Kolektivizam vs. individualizam

Indeks izbjegavanja nesigurnosti

Ženski princip vs. muški princip

Kratkoročna vs. dugoročna orijentacija

Suzdržanost vs. udovoljavanje

 

Zanimljiv alat koji, koji je dizajnirao Hofstede Insights, omogućuje usporedbu šest dimenzija kulture u raznim zemljama i može se pronaći here.

Sprječavanje međukulturnih komunikacijskih problemaClick to read  

Može biti od velike koristi kad se razmatra prilikom postavljanja osnovnih pravila za vaš virtualni tim.

Međutim, nikada ne možemo znati sve, a previše korištenja teorije može dovesti do još više etiketiranja i generaliziranja. Štoviše, međuljudske razlike mogu se zamijeniti s kulturnim razlikama. Danas su ljudi koji rade u virtualnim timovima svjesniji činjenice da moraju biti tolerantni. Istodobno, izvrsno je i motivirajuće kad se svi odnose s poštovanjem i pažnjom prema vrijednostima drugih.

Stoga, možda je bolje pustiti ljude da sami objasne što je za njih dobro, a što nije. To se može provesti čim se postavi tim, kad se donose osnovna pravila i vizija timova. Još je bolje ako se može organizirati sastanak licem u lice.

Mogli biste započeti tako što ćete od svih zatražiti informacije o:

- poželjnom stilu komunikacije (formalniji ili opušteniji)
- njihovom viđenju radnog vremena, produženog radnog vremena itd.
- praznicima koje nikada ne bi propustili (nacionalni / vjerski)
- toleriranju nesigurnosti
- radnim vrijednostima koje najviše cijene

Kao i:

- etiketama i stereotipima / primjedbama koje ih najviše smetaju i koje se neće koristiti

Ovo bi trebalo biti 100% dobrovoljno dijeljenje - nitko ne bi trebao biti prisiljen dijeliti ili razgovarati o stvarima koje ne želi.

Rješavanje sukoba u virtualnom okruženju

Nisu svi sukobi lošiClick to read  

Bez obzira koliko dobro postavili pravila i planirali sastanke, i dalje će biti sukoba u timu.

Međutim, sukobi nisu uvijek negativni. Zapravo, sukobi mogu, ako se njima pravilno upravljaju, dovesti do boljeg rješavanja problema i kreativnijih rješenja.

Sukobi s pozitivnim ishodima su oni oko sadržaja (kako bi to trebalo uraditi).

Sukobi s negativnim ishodima su oni oko osobnosti - oni ne vode ka rješenju („ti uvijek ...”, „ti nikad”).

Glavni uzroci sukobaClick to read  

U virtualnom okruženju neverbalna je komunikacija drastično smanjena. To može spriječiti ljude da stvaraju veze i grade odnos.

Različiti komunikacijski stilovi, neizvorni govornici jezika koji se koristi u timu i nedostatak jasnoće mogu dovesti do sukoba.

Pisane informacije mogu zvučati hladno i bezlično. Pogrešno tumačenje pravila, loša kvaliteta zvuka i drugi tehnički problemi mogu stvoriti još veću frustraciju koja dovodi do sukoba. Neki će ljudi, čak i zbog loše kvalitete osvjetljenja ili postavki kamere, na virtualnim sastancima mogu izgledati drugačije nego obično.

Međutim, vođa virtualnog tima mora biti u stanju olakšati i riješiti ta pitanja.

Razumijevanje stilova upravljanja sukobimaClick to read  

Suradnja - sve su strane orijentirane na rješenje - sve strane pobjeđuju

Kompromis - sve strane pobjeđuju i daju nešto

Izbjegavanje - sukob se izbjegava, suzbija, ne poduzimaju se koraci prema rješavanju sukoba

Natjecanje - pobijediti / izgubiti

Prilagodba - jedna se strana odriče/žrtvuje za drugu stranu

Prva su dva stila najproduktivnija jer su orijentirana na rješenja.

Stil izbjegavanja je najopasniji jer se problem nikada ne iznosi na vidjelo i, stoga, nikada ne rješava.

Koraci za rješavanje sukobaClick to read  

Korak 1. Odvojiti problem od osobnosti

„Čini se da je problem s kojim se suočavamo ...”

 

Korak 2. Pojasniti točke dogovora

Mora postojati neka točka oko koje su strane suglasne i to treba jasno navesti.

„Mi / oboje / svi se slažemo da ...”

 

Korak 3. Razjasniti točke neslaganja i razloge

„Razlika u našim gledištima je ..”

 

Korak 4. Pokazati empatiju i saslušati sve strane

„Razumijemo da osjećate ...”

 

Korak 5. Raspraviti za / protiv, zajednički razmisliti o alternativama

 

Korak 6. Pitati grupu o njihovim stavovima o rješenjima koja se mogu kombinirati za win-win ishod

 

Korak 7. Ako u prethodnom koraku nije postignut konsenzus, zamoliti skupinu da glasa za najbolje rješenje

 

Korak 8. Po potrebi dovesti treću stranu, neutralnu osobu koja može ponuditi rješenje

Vježbanje rješavanja sukobaClick to read  

Rasporedite vrijeme za aktivnosti jačanja tima (team building) izvan redovnog radnog vremena. Na taj će način tim biti pripremljen i znati kako postupiti kada se dogodi neočekivana situacija.

Raspravite o stilovima upravljanja sukobima, koracima i pravilima za sprječavanje destruktivnih sukoba koji troše energiju.

Organizirajte vježbe za rješavanje „virtualnih” sukoba (zamolite članove tima da zamisle situaciju i kako bi je riješili).

 

E-pregovaranje

OkvirClick to read  

E-pregovaranje ili elektroničko pregovaranje može se definirati kao „proces vođenja pregovora između poslovnih partnera pomoću elektroničkih sredstava”.

To se može odnositi na pregovaranje putem telefona, e-pošte, brze razmjene poruka, videokonferencija, ali i na automatizirano pregovaranje i donošenje odluka na temelju umjetne inteligencije (npr. pregovaranje bota s čovjekom ili pregovaranje bota s botom, licitiranje, pogodbe).

Potreba za pregovorima na daljinu, „bez stola”, znatno se povećala tijekom pandemije COVID-19, zbog socijalnog udaljavanja i ograničenja putovanja.

Iako se pregovori temeljeni na umjetnoj inteligenciji još uvijek razvijaju, e-pregovori među ljudima nisu ni bolji ni gori, samo se razlikuju od tradicionalnih pregovora licem u lice.

 

 

Prednosti e-pregovaranjaClick to read  

Psihološko distanciranje, specifično za pregovaranje pomoću elektroničkih sredstava, može biti korisno za kreativnost i rješavanje problema jer pruža vrijeme za razmišljanje (posebno u slučaju asinkrone komunikacije poput e-pošte).

Neki pojedinci, koji su osjećaju manje ugodno u društvenom okruženju, mogu se osjećati osnaženije i više dijeliti u virtualnom okruženju, što dovodi do učinkovitijeg rješavanja problema i kreativnih rješenja.

E-pregovaranje je isplativo i vremenski učinkovito, posebno za pregovarače na daljinu. Smanjivanjem putnih troškova strane mogu priuštiti više sjednica i pojašnjenja te veći broj sudionika.

 

 

Nedostaci e-pregovaranjaClick to read  

Tijekom e-pregovora teže je izgraditi odnos, pogotovo ako se osobe nikad prije nisu susrele licem u lice.

Neverbalna komunikacija manje je učinkovita, a neka istraživanja pokazuju da se velik postotak e-pošte pogrešno tumači i može se smatrati hladnim ili agresivnim.

Ako se pravilno ne riješe, tehnička pitanja mogu biti frustrirajuća i dovesti do nezadovoljavajućih ishoda pregovora.

Koje je najbolje sredstvo za e-pregovaranje?Click to read  

Izbor alata ovisi o stilu pregovaranja (suradnički ili natjecateljski), vrsti informacija koje će se dijeliti, fazi pregovora, broju i profilu sudionika.

Radi veće psihološke blizine, videokonferencije su poželjnije.

 

Praktični savjeti za e-pregovaranjeClick to read  

Ovisno o svrsi pregovora, proces se može odvijati u više faza. Možete izmjenjivati sredstva koja promiču psihološko udaljavanje ili blizinu, ovisno što bolje odgovara vašim potrebama.

Na primjer, možete koristiti pismenu komunikaciju u fazi koja prethodi pregovaranju, zatim organizirati video poziv za fazu razmjene informacija i predlaganja te nakon toga dodatno nazvati.

Uvijek temeljito planirajte svoje pregovaračke sastanke. Imajte tekst/podsjetnik za telefonske pozive i dnevni red za video konferencije. Uvijek provjerite privitke i ispravnost e-pošte i ne zaboravite na pravilno formuliranje predmeta e-pošte.

Riješite tehnička pitanja - upoznajte se s tehnologijom koju koristite. Prije svakog sastanka izvršite tehničku provjeru.

Ozračje pregovora možete postaviti u video pozivu pokazujući određenu pozadinu (više ili manje službenu), odjeću koju vi ili članovi vašeg tima nosite, osvjetljenje koje koristite itd.

Odgovorite na poziv tek kad ste spremni. Poželjno je uzvratiti poziv kako biste se čuli s drugom stranom u prikladno vrijeme. Odvojite dovoljno vremena kako biste bili spremni u vrijeme poziva.

Budite sigurni da su obje strane suglasne oko vremena poziva i da su spremne. Nemojte nikad nikoga zvati bez najave i bez pitanja je li trenutak prikladan, bez obzira na to koliko su izvrsni uvjeti koje predlažete.



 Keywords

Virtualni tim, rad na daljinu, timske uloge, online sastanak, tehnička provjera, dnevni red sastanka, tehnologija virtualnog sastanka, kulturni okvir,


 Objectives/goals:

• Voditi ugodne virtualne sastanke s različitim timovima
• Komunicirati jasno i otvoreno kako bi se potaknulo povjerenje, odgovornost i učinkovito donošenje odluka
• Razviti učinkovite programe i druge alate za poboljšanje kvalitete online sastanaka
• Riješiti sukobe i pitanja međukulturne komunikacije
• Provesti uspješne pregovore koristeći elektronička sredstva


 Description:

Modul „Digitalna komunikacija” sadrži četiri cjeline, od kojih je svaka posvećena ključnom pitanju vezanom uz online komunikaciju specifičnu za digitalno poduzetništvo.
Prva didaktička jedinica obrađuje glavne aspekte upravljanja virtualnim timom: definiranje tima, kako na strukturu tima utječe fizička lokacija svakog člana, koji su glavni čimbenici uspjeha i neuspjeha, kako organizirati učinkovite virtualne sastanke i koja se tehnologija može koristiti.
„Pitanja međukulturne komunikacije” druga je cjelina modula koja predstavlja glavne aspekte i probleme povezane s pitanjima specifičnim za kulturu, a koji mogu utjecati na način na koji ljudi djeluju i komuniciraju u profesionalnom okruženju. Šest dimenzija kulture, koje su definirane u Hofstedeovoj teoriji, predložene su kao polazišna točka za bolje razumijevanje čimbenika koji mogu dovesti do problema povezanih s kulturom. Umjesto da predlaže jednoznačna rješenja, ova cjelina promovira prilično otvoren i fleksibilan pristup, potičući menadžera virtualnog tima da prikuplja povratne informacije od članova tima i ugrađuje ih u dokumente i osnovna pravila tima.
Treća cjelina, „Rješavanje sukoba u virtualnom okruženju" analizira glavne vrste sukoba koji se mogu pojaviti tijekom rada s virtualnim timovima, njihovim najčešćim uzrocima, stilovima upravljanja sukobima i detaljnim uputama za rješavanje takvih sukoba.
Posljednja cjelina, „E-pregovaranje“ obuhvaća glavne točke specifične za pregovaranje pomoću elektroničkih sredstava, pružajući pregled teme, prednosti i nedostatke te niz praktičnih savjeta.


 Self Assesment questions:

1. Modul: Digitalna komunikacija. Online komunikacija za digitalno poduzetništvo

1.1 Upravljanje virtualnim timovima

1.1.1 Definiranje tima

1.1.2 Fizička lokacija članova tima

1.1.3 Što istraživanja govore o problemima s kojima se virtualni timovi najčešće suočavaju

1.1.4 Što istraživanja govore o čimbenicima uspjeha koji utječu na virtualne timove

1.1.5 Postavljanje „osnovnih pravila“

1.1.6 Formaliziranje timskih uloga

1.1.7 Vođenje uspješnih online sastanaka

1.1.8 Tehnologija za virtualne timove

1.2 Pitanja međukulturne komunikacije

1.2.1 Okvir

1.2.2 Dimenzije kulture

1.2.3 Sprječavanje međukulturnih komunikacijskih problema

1.3 Rješavanje sukoba u virtualnom okruženju

1.3.1 Nisu svi sukobi loši

1.3.2 Glavni uzroci sukoba

1.3.3 Razumijevanje stilova upravljanja sukobima

1.3.4 Koraci za rješavanje sukoba

1.3.5 Vježbanje rješavanja sukoba

1.4 E-pregovaranje

1.4.1 Okvir

1.4.2 Prednosti e-pregovaranja

1.4.3 Nedostaci e-pregovaranja

1.4.4 Praktični savjeti za e-pregovaranje


 Bibliography

Dulebohn, James and Hoch, Julia E., Virtual teams in organizations, Human Resource Management Review (2017);

https://www.researchgate.net/publication/312355972_Virtual_teams_in_organizations

Miller, Lawrence, Leading Virtual Teams, Institute for Leadership Excellence, 2019;

 

Cultural Dimensions – Hofstede Insights:

https://www.hofstede-insights.com/product/compare-countries/

 

Thakore, Digvijaysinh, Conflict and Conflict Management, Journal of Business and Management, 2013;

http://iosrjournals.org/iosr-jbm/papers/Vol8-issue6/B0860716.pdf

 

Crichton, Michael, Negotiating without a table, The Gap Partnership, 2019

https://www.thegappartnership.com/media/55xjs4k1/negotiating-without-a-table.pdf



 Related training material


Sveuciliste u dubrovniku             IDP             IHF             Universitas comeniana bratislavensis Malgrande Solutions

IWS             EIZ             Hrvatski Telekom                Wyzsza szkolaa informatykiWyzsza szkolaa informatyki

Ovaj je projekt financiran uz potporu Europske komisije. Ova internetska stranica i njezin sadržaj odražavaju isključivo stavove autora i Komisija ne može biti odgovorna za bilo kakvu upotrebu informacija koje se nalaze na njima.