Play Audio 
|
Digitalna komunikacija Online komunikacija za digitalno poduzetništvo Ciljevi Click to read
 Na kraju ovog modula moći ćete: - Voditi ugodne virtualne sastanke s različitim timovima - Komunicirati jasno i otvoreno kako bi se potaknulo povjerenje, odgovornost i učinkovito donošenje odluka - Razviti učinkovite programe i druge alate za poboljšanje kvalitete online sastanaka - Riješiti sukobe i pitanja međukulturalne komunikacije - Provesti uspješne pregovore koristeći elektronička sredstva
Upravljanje virtualnim timovimaClick to read
U današnje je vrijeme fizička udaljenost važnija nego ikad. Svaka tvrtka može okupiti talentirane ljude sa svih strana svijeta formiranjem virtualnih timova. Ipak, upravljanje virtualnim timom razlikuje se na razne načine od rada licem u lice i postoje neki ključni aspekti koje treba uzeti u obzir ako se želi uspjeti.
Definiranje timaClick to read
Kako je formiran vaš tim? Je li vam bilo dopušteno odabrati članove vašeg tima ili ste tim „naslijedili” od prethodnog menadžera? Rade li uvijek isti ljudi zajedno ili struktura tima varira, ovisno o aktivnosti / projektu?
Fizička lokacija članova tima Click to read
Može utjecati na način na koji tim radi zajedno zbog razlika u vremenskim zonama, kulturama, stavovima prema radnom vremenu itd. Kad zakazujete virtualne sastanke ili aktivnosti, razmislite što je najbolje za sve članove. Članovi tima mogu biti ... - Uglavnom na licu mjesta s nekoliko udaljenih djelatnika (raspoređeni lokalno, regionalno, nacionalno, širom svijeta)
- Smješteni u istom gradu / državi / regiji
- Smješteni u raznim regijama svijeta, s velikim razlikama u vremenskim zonama
U posljednjoj situaciji neće uvijek biti moguće pronaći prikladno vrijeme za svakoga. U tom slučaju, izmjenjujte vrijeme sastanka kako biste izbjegli da dio vašeg tima bude stalno u nepovoljnom položaju. Savjet: kad je moguće, iskoristite razliku u vremenskoj zoni u svoju korist kako biste postigli neprekidnu produktivnost (npr. kad dio tima iz iste vremenske zone može raditi neovisno od ostalih). Što istraživanja govore o problemima s kojima se virtualni timovi najčešće suočavajuClick to read
Prema Institute for Leadership Excellence i rezultatima istraživanja koje je objavio Harvard Business Review - glavni problemi koje bi prvo trebalo riješiti kako bi se osigurale učinkovite online aktivnosti su: - Neki članovi tima (potajno) rade više zadataka
- Nedostatak pažnje
- Emocionalni odmak zbog fizičke udaljenosti
- Nedostatna uključenosti nekih članova
- Ograničena aktivnost i praćenje
 Što istraživanja govore o čimbenicima uspjeha koji utječu na virtualne timoveClick to read
Prema studiji koju je objavio Forbes (2015) to su: -izgradnja POVJERENJA (idealan bi bilo inicijalni susret licem u lice)
-osiguravanje JASNOĆE (biti izravniji nego inače)
-imati VIZIJU (vaš pristup odgovara cjelokupnoj viziji tima).
Također, vođa virtualnog tima trebao bi: - Formalizirati timske uloge
- Napraviti vrlo jasan skup pravila o načinu donošenja odluka
- Napraviti jasno definiran postupak kako bi se osiguralo da svi članovi tima daju očekivane rezultate
- Promicati jasnu i otvorenu komunikaciju pravilno prilagođenu karakteristikama timova
Postavljanje „osnovnih pravila”Click to read
Odlučite zajedno i u pisanom obliku na način da je svima dostupno sljedeće: - početak i završetak radnog vremena za sve članove - definiranje vremena unutar kojeg je potrebno dogovoriti na elektroničku poštu - vrijeme trajanja online sastanaka - vrijeme trajanja stanki - poželjni ton komunikacije (formalniji ili opušteniji) - kulturni aspekti (nacionalni / vjerski praznici) - način odlučivanja - praćenje zadataka i izvještavanje - odgovornost (npr. što se događa ako netko ne izvršava dodijeljene zadatke) - komunikacijska pravila
Formaliziranje timskih ulogaClick to read
„Svačija odgovornost nije ničija odgovornost” Neraspoređeni zadaci mogu se lako „zaboraviti” ili previdjeti u radu s virtualnim timom. Iako je fleksibilnost uloga velika, mora se jasno definirati što svatko mora raditi, kako i kad (uključujući ponavljajuće i precizne zadatke).
Kako bi svi jasno razumjeli što on / ona mora raditi, ne treba se bojati pretjerane komunikacije ako je potrebno. Nakon što se to raspravi tijekom sastanka, trebalo bi biti dostupno i u pisanom obliku za daljnje konzultacije (ili kao zapisnik sa sastanka ili predstavljeno kao zadaci u softveru za upravljanje projektima koji se koristiti).
Vođenje uspješnih online sastanakaClick to read
Korak 1: Definirati svrhu sastanka i odabrati odgovarajuću tehnologiju / program - Želite li održati prezentaciju?
- Budite kreativni i generirajte ideje (odaberite program koji omogućuje upotrebu bijele ploče)
- Odlučivanje?
Korak 2: Izvršiti tehničku provjeru - Ako prvi put upotrebljavate uređaj ili softver, isprobajte ga prije stvarnog sastanka
- Najmanje 15 minuta prije stvarnog sastanka provjerite radi li sve ispravno (internetska veza, kamere, mikrofoni)
Korak 3: Podijeliti pozivnice i pristupne podatke Jasno navedite datum i vrijeme sastanka.
Korak 4: Poslati dnevni red sastanka putem e-pošte U poruku koju šaljete s dnevnim redom možete uključiti kratku obavijest o pravilima poziva (svi s uključenim kamerama / kamere nisu potrebne, mikrofoni isključeni, osim ako ne mora izlagati, softver koji će možda trebati instalirati itd.). Svaka točka dnevnog reda mora biti dovoljno jasna kako bi svi znali što će trebati pripremiti za sastanak (npr. ako neki članovi moraju održati prezentacije tijekom sastanka). Bilo koji drugi dodatni materijali koje treba proučiti prije sastanka mogu se spomenuti / uključiti u ovu poruku.
Korak 5: Uraniti i potaknuti ostale da učine isto kako bi se mogli riješiti svi potencijalni tehnički problemi i započeti u zakazano vrijeme
Korak 6: Voditi sastanak Pratite tko se pridružio, a tko nedostaje Osvrnite se na osnovna pravila Ukratko predstavite dnevni red i ciljeve sastanka Pružite svima priliku da daju svoj doprinos
Korak 7: Zaključiti sastanak Završite sastanak u predviđeno vrijeme ili ranije Ukratko iznesite o čemu se raspravljalo i napravite akcijski plan Pošaljite svima bilješke i akcijski plan sa sastanka u pisanom obliku na daljnje konzultacije Technology for virtual teamsClick to read
Ovdje nije riječ samo o videokonferencijama. Možda ćete trebati koristiti druge online alate za suradnju, poput programa za upravljanje projektima. Za virtualne sastanke trebat će vam: - Stabilna internetska veza
- Program za online konferencije (među najčešće korištenim: Zoom, GoToMeeting, Skype, Webex)
- Zvuk (slušalice, računalni ili telefonski zvuk)
- Video (web kamera ili profesionalno okruženje ovisno o svrsi sastanka)
Ako je moguće, osigurajte visokokvalitetni hardver (dobru web kameru, mikrofon i slušalice) za sve članove tima.  Ako je tim mješovit (više ljudi na licu mjesta i samo nekoliko udaljenih djelatnika) i često imate sastanke, možda biste trebali postaviti sobu za video konferencije s opremom posebno dizajniranom za tu svrhu. U slučaju da radite od kuće - raspravite pitanje pozadine. Neuredna pozadina može odvlačiti pažnju i demotivirati. Dajte primjer postavljanjem ugodne pozadine s dobrom rasvjetom i zvukom. Možete i samo zamagliti pozadinu ili stvoriti virtualnu. Ipak, to može stvoriti još bezličnije ozračje. Ako ne želite nositi slušalice, lavalier mikrofoni najbolje rade jer omogućuju kretanje bez fluktuacije kvalitete zvuka. Nosite odjeću prikladnu za posao, čak i ako radite od kuće. Ako je moguće, uvijek koristite pro / premium verziju softvera ili pretplatu za koju ste sigurni da pokriva vaše potrebe (besplatne verzije često imaju ograničene značajke, ograničen broj ljudi ili ograničeno vrijeme upotrebe). Budite dosljedni - ljudima se sviđaju stvari s kojima su upoznati. Odaberite softver koji bolje odgovara potrebama vašeg tima i držite se njega. Osim onih povezanih s virtualnim sastancima, postoje i drugi alati kojima se može povećati produktivnost virtualnih timova. To mogu biti: - program za suradnju - program za praćenje ciljeva i izvještavanje o statusu - program za upravljanje projektima - upravljanje dokumentima - komunikacija Međutim, i ovdje je manje više, a dosljednost je ključna. Pokušajte što više držati sve na jednom mjestu.
Pitanja međukulturne komunikacije OkvirClick to read
Svi smo različiti, a u virtualnom timu još je vjerojatnije suočavanje s neočekivanim situacijama, sukobima ili preprekama koje proizlaze iz različitih kultura članova. Međukulturna komunikacija vrlo je široko područje, koje uz temeljito poznavanje zahtijeva posebnu osjetljivost i razumijevanje od strane vođe, zajedno s razumijevanjem i tolerancijom svih članova tima. Dobro polazište za razumijevanje kako bi to moglo utjecati na aktivnost virtualnog tima su dimenzije kulture, koje je definirao Geert Hofstede.
Dimenzije kultureClick to read
Prema ovoj teoriji, postoji šest dimenzija koje definiraju kulturu. One se mogu odraziti na način na koji ljudi rade i komuniciraju. Te dimenzije su: Indeks udaljenosti moći Kolektivizam vs. individualizam Indeks izbjegavanja nesigurnosti Ženski princip vs. muški princip Kratkoročna vs. dugoročna orijentacija Suzdržanost vs. udovoljavanje
Zanimljiv alat koji, koji je dizajnirao Hofstede Insights, omogućuje usporedbu šest dimenzija kulture u raznim zemljama i može se pronaći here.
Sprječavanje međukulturnih komunikacijskih problemaClick to read
Može biti od velike koristi kad se razmatra prilikom postavljanja osnovnih pravila za vaš virtualni tim. Međutim, nikada ne možemo znati sve, a previše korištenja teorije može dovesti do još više etiketiranja i generaliziranja. Štoviše, međuljudske razlike mogu se zamijeniti s kulturnim razlikama. Danas su ljudi koji rade u virtualnim timovima svjesniji činjenice da moraju biti tolerantni. Istodobno, izvrsno je i motivirajuće kad se svi odnose s poštovanjem i pažnjom prema vrijednostima drugih. Stoga, možda je bolje pustiti ljude da sami objasne što je za njih dobro, a što nije. To se može provesti čim se postavi tim, kad se donose osnovna pravila i vizija timova. Još je bolje ako se može organizirati sastanak licem u lice. Mogli biste započeti tako što ćete od svih zatražiti informacije o: - poželjnom stilu komunikacije (formalniji ili opušteniji)
- njihovom viđenju radnog vremena, produženog radnog vremena itd.
- praznicima koje nikada ne bi propustili (nacionalni / vjerski)
- toleriranju nesigurnosti
- radnim vrijednostima koje najviše cijene
Kao i: - etiketama i stereotipima / primjedbama koje ih najviše smetaju i koje se neće koristiti
Ovo bi trebalo biti 100% dobrovoljno dijeljenje - nitko ne bi trebao biti prisiljen dijeliti ili razgovarati o stvarima koje ne želi. Rješavanje sukoba u virtualnom okruženju Nisu svi sukobi lošiClick to read
Bez obzira koliko dobro postavili pravila i planirali sastanke, i dalje će biti sukoba u timu. Međutim, sukobi nisu uvijek negativni. Zapravo, sukobi mogu, ako se njima pravilno upravljaju, dovesti do boljeg rješavanja problema i kreativnijih rješenja. Sukobi s pozitivnim ishodima su oni oko sadržaja (kako bi to trebalo uraditi). Sukobi s negativnim ishodima su oni oko osobnosti - oni ne vode ka rješenju („ti uvijek ...”, „ti nikad”). Glavni uzroci sukobaClick to read
U virtualnom okruženju neverbalna je komunikacija drastično smanjena. To može spriječiti ljude da stvaraju veze i grade odnos. Različiti komunikacijski stilovi, neizvorni govornici jezika koji se koristi u timu i nedostatak jasnoće mogu dovesti do sukoba. Pisane informacije mogu zvučati hladno i bezlično. Pogrešno tumačenje pravila, loša kvaliteta zvuka i drugi tehnički problemi mogu stvoriti još veću frustraciju koja dovodi do sukoba. Neki će ljudi, čak i zbog loše kvalitete osvjetljenja ili postavki kamere, na virtualnim sastancima mogu izgledati drugačije nego obično. Međutim, vođa virtualnog tima mora biti u stanju olakšati i riješiti ta pitanja. Razumijevanje stilova upravljanja sukobimaClick to read
Suradnja - sve su strane orijentirane na rješenje - sve strane pobjeđuju Kompromis - sve strane pobjeđuju i daju nešto Izbjegavanje - sukob se izbjegava, suzbija, ne poduzimaju se koraci prema rješavanju sukoba Natjecanje - pobijediti / izgubiti Prilagodba - jedna se strana odriče/žrtvuje za drugu stranu Prva su dva stila najproduktivnija jer su orijentirana na rješenja. Stil izbjegavanja je najopasniji jer se problem nikada ne iznosi na vidjelo i, stoga, nikada ne rješava. Koraci za rješavanje sukobaClick to read
Korak 1. Odvojiti problem od osobnosti „Čini se da je problem s kojim se suočavamo ...”
Korak 2. Pojasniti točke dogovora Mora postojati neka točka oko koje su strane suglasne i to treba jasno navesti. „Mi / oboje / svi se slažemo da ...”
Korak 3. Razjasniti točke neslaganja i razloge „Razlika u našim gledištima je ..”
Korak 4. Pokazati empatiju i saslušati sve strane „Razumijemo da osjećate ...”
Korak 5. Raspraviti za / protiv, zajednički razmisliti o alternativama
Korak 6. Pitati grupu o njihovim stavovima o rješenjima koja se mogu kombinirati za win-win ishod
Korak 7. Ako u prethodnom koraku nije postignut konsenzus, zamoliti skupinu da glasa za najbolje rješenje
Korak 8. Po potrebi dovesti treću stranu, neutralnu osobu koja može ponuditi rješenje
Vježbanje rješavanja sukobaClick to read
Rasporedite vrijeme za aktivnosti jačanja tima (team building) izvan redovnog radnog vremena. Na taj će način tim biti pripremljen i znati kako postupiti kada se dogodi neočekivana situacija. Raspravite o stilovima upravljanja sukobima, koracima i pravilima za sprječavanje destruktivnih sukoba koji troše energiju. Organizirajte vježbe za rješavanje „virtualnih” sukoba (zamolite članove tima da zamisle situaciju i kako bi je riješili). |
