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Comunicación Digital Comunicación online para el Emprendimiento Digital
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Comunicación online para el Emprendimiento Digital

IntroducciónClick to read  

Al finalizar este curso, seremos capaces de:

 

- Conducir reuniones virtuales amenas con diversos equipos

- Comunicar de forma clara y abierta para potenciar la confianza, la responsabilidad y la toma de decisiones eficaz

- Desarrollar agendas eficaces y otras herramientas para mejorar la calidad de nuestras reuniones online

- Abordar conflictos y problemas de comunicación interculturales

- Llevar a cabo negociaciones de éxito usando medios electrónicos

 

 

Gestión de equipos virtualesClick to read  

Hoy en día, la distancia física importa menos que nunca. Cualquier empresa puede juntar a personas con talento de todos los rincones del mundo, formando equipos virtuales. Sin embargo, gestionar un equipo virtual se diferencia en varios aspectos a trabajar cara a cara, y hay algunos aspectos clave que se deberán tener en cuenta si queremos tener éxito.

Definiendo nuestro equipoClick to read  

¿Cómo se ha formado su equipo?¿Ha tenido la posibilidad de elegir su propio equipo o ha “heredado” el equipo de un gerente anterior?

 

¿Siempre trabajan juntas las mismas personas o la estructura del equipo va fluctuando, según la actividad o proyecto?

 

Ubicación física de los miembros del equipoClick to read  

Esto podría afectar a la forma de trabajo de su equipo debido a diferencias de zona horaria, problemas culturales, actitudes hacia trabajar muchas horas, etc. Cuando organice reuniones o actividades virtuales, piense en lo que es mejor para todos. Los miembros de su equipo pueden estar...

 

- Principalmente in situ con algunos trabajadores en remoto (distribuidos a nivel local, regional, nacional, mundial)
- Ubicados en la misma ciudad / país / región
- Ubicados en varias regiones del mundo, con grandes diferencias de zona horaria
 

Para la última situación, no siempre será posible encontrar el mejor momento para todos. En este caso, rota los tiempos para evitar que una parte de tu equipo esté siempre en desventaja con el horario.

 

Consejo: cuando sea posible, aproveche la diferencia de zona horaria para obtener productividad 24 horas al día, 7 días a la semana (por ejemplo, cuando una parte del equipo de la misma zona horaria puede trabajar de forma independiente de los demás).

Problemas a los que se enfrentan los equipos virtuales con Mayor frecuenciaClick to read  

Según el Instituto para la Excelencia del Liderazgo – debatiendo los resultados de la investigación publicados por Harvard Business Review – los principales problemas que deberíamos abordar inicialmente para asegurar la eficacia de las actividades online son:

- Algunos de los miembros del equipo realizan otras tareas en secreto
- Falta de atención
- Desapego emocional debido a la distancia física
- Falta de involucración de algunos componentes del equipo
- Acción y seguimiento limitados
 
Que dicen las investigaciones sobre como influencias los factores de éxito a los equipos virtuales teams Click to read  

Según un estudio publicado por Forbes (2015) tenemos:

- crear CONFIANZA (idealmente mediante reuniones cara a cara iniciales)

- asegurar la CLARIDAD (siendo un poco más directo de lo habitual)

- tener una VISIÓN (su enfoque se ajusta a la visión general del equipo)

 

Además, el lider del equipo virtual debería:

- Formalizar los roles del equipo

- Crear un conjunto de reglas muy claras sobre como se toman las decisiones

- Crear un proceso muy claramente definido para asegurar que todos los miembros del equipo entreguen los resultados esperados

- Promover una comunicación clara y abierta, adaptada adecuadamente a las características del equipo

Reglas básicas de los equipos virtualesClick to read  

  Decidir conjuntamente y mantener por escrito, accesible a todos, lo siguiente:

- Hora de inicio y finalización de la jornada laboral para todos

- Tiempo de respuesta del correo electrónico

- Cuánto durarán las reuniones online

- Duración de los descansos

- Tono de comunicación preferido (más formal o más relajado)

- Aspectos culturales (fiestas nacionales / religiosas)

- Cómo se toman las decisiones

- Seguimiento e informes de tareas

- Responsabilidad (por ejemplo, qué sucede si alguien no completa las tareas asignadas)

- Reglas de comunicación

 

Formalización de roles del equipoClick to read  

“La responsabilidad de todos no es la responsabilidad de una única persona”

 

Las tareas no asignadas se pueden "olvidar" fácilmente o pasar por alto cuando se trabaja con un equipo virtual. Aunque la flexibilidad de roles es algo muy bueno, aún se debe definir claramente lo que cada uno debe hacer, cómo y cuándo (incluidas las tareas periódicas y puntuales).

 

 

Para que todos entiendan claramente lo que hay que hacer, no tenga miedo de comunicarse en exceso si es necesario.

Después de discutirlos durante una reunión, también deben estar disponibles por escrito para consultas adicionales (ya sea como actas de la reunión o introducidas como tareas en el programa de gestión de proyectos que se use).

 

 

 

Liderando reuniones online eficacesClick to read  

Paso 1: Definir el propósito de la reunión y elegir el programa o tecnología más adecuados

- ¿Hay que hacer una presentación?
- Sea creativo y genere ideas (elija un programa que permita usar una pizarra);
- ¿Toma de decisiones?
 

Paso 2: Realizar una verificación técnica

- si va a usar un dispositivo o programa por primera vez, practique con él antes de la reunión real

- chequear al menos 15 minutos antes de la reunión si todo funciona correctamente (conexión a internet, cámaras, micrófonos)

Paso 3: Repartir invitaciones y credenciales de acceso

Definir con claridad la fecha y hora de la reunión.

 

Paso 4: Distribuir la agenda de la reunión vía email

 

En el mensaje con la agenda se puede incluir un breve aviso sobre elementos a tener en cuenta (todos con cámaras encendidas / cámaras no necesarias, micrófonos silenciados a menos que tenga que hablar, programas que podrían tener que instalar, etc.). Cada tema de la agenda debe ser lo suficientemente explícito para que todos sepan qué tendrán que preparar para la reunión (por ejemplo, si algunos miembros tienen que hacer presentaciones durante la reunión). Cualquier otro material adicional que deba ser consultado antes de la reunión puede ser mencionado / incluido en este mensaje.

 

Paso 5: Presentarse con tiempo  y animar a todos a que hagan lo mismo para resolver cualquier posible problema técnico que pueda surgir y empezar a la hora preestablecida

 

Paso 6: Liderar la reunión

Llevar un registros de asistentes y quien falta.

Repasar las reglas básicas.

Presentar brevemente la agenda y los objetivos de la reunión.

Dar a todos la oportunidad de contribuir a la reunión.

 

Step 7: Finalizar la reunión

Cerrar la reunión a la hora establecida, si no antes.

Hacer un breve resumen de lo que se ha hablado y crear un plan de acción.

Enviar a todos notas y el plan de acción por escrito para posteriores consultas adicionales.

Tecnología para reuniones virtualesClick to read  

Esto no se reduce a las videoconferencias. Es posible que deba utilizar otras herramientas de colaboración online, como un programa de gestión de proyectos.

 

Para las reuniones virtuales será necesario:

 

- Una conexión estable de internet
- Un programa de conferencias online (entre los más usados están Zoom, GoToMeeting, Skype, Webex)
- Sonido (auriculares, sonido de teléfono u ordenador)
- Vídeo (una webcam o un equipo más profesional despendiendo de las características de la reunión)
- Si es posible, un hardware de alta calidad (una buena webcam, micrófono y auriculares) para todos los componentes del equipo.
 

 

Si el equipo es mixto (más personas in situ y sólo unos pocos trabajadores en remoto) y tiene reuniones con frecuencia, es posible que desee configurar una sala de videoconferencias con equipos específicos diseñados específicamente para este propósito.

 

En caso de trabajar desde casa, discuta el tema de los fondos. Un fondo desordenado puede distraer y desmotivar. Dé ejemplo poniendo un fondo agradable, con buena iluminación y sonido. Por supuesto, puede simplemente difuminar su fondo o crear uno virtual. Sin embargo, esto puede crear una atmósfera aún más impersonal.

 

Si no desea usar auriculares, los micrófonos de solapa funcionan mejor, ya que le permiten moverse sin fluctuaciones en la calidad del sonido. Use un atuendo apropiado para el trabajo, incluso si trabaja desde casa.

 

Si es posible, utilice siempre la versión pro / premium del software o una suscripción que esté seguro de que cubre sus necesidades (las versiones gratuitas a menudo tienen funciones limitadas, un número limitado de personas permitidas o un tiempo de uso limitado).

 

Sea coherente: a las personas les gustan las cosas con las que están familiarizados.

 

Elija el programa que mejor se adapte a las necesidades de su equipo y adhiérase a él.

Más allá de las herramientas relacionadas con las reuniones virtuales, existen otras que se pueden utilizar para aumentar la productividad de sus equipos virtuales.

 

Estas podrían ser:

 

- software de colaboración

- software para seguimiento de objetivos e informes de estado de proyectos

- software de gestión de proyectos

- gestión documental

- comunicación

 

Sin embargo, aquí también menos es más, y la coherencia es clave. Intente mantener todo en un solo lugar tanto como sea posible.

 

Problemas de comunicación interculturales

AntecedentesClick to read  

Todos somos diferentes, y en un equipo virtual es aún más probable que se enfrenten a situaciones inesperadas, conflictos o bloqueos derivados del perfil cultural de los miembros.

La comunicación intercultural es un campo muy amplio, que junto con el conocimiento profundo, requiere especial sensibilidad y comprensión por parte del líder, junto con el entendimiento y la tolerancia de todos los miembros del equipo.

Un buen punto de partida para comprender cómo esto podría afectar a la actividad de su equipo virtual serían las Dimensiones Culturales tal como las define Geert Hofstede.

 

 

Dimensiones culturalesClick to read  

Según esta teoría, hay 6 dimensiones que definen una cultura. Éstas se pueden reflejar de forma sencilla en la forma en la que las personas trabajan y se comunican. Estas dimensiones son:

 

Índice de distancia de potencia

 

Colectivismo vs. Individualismo

 

Índice de evitación de la incertidumbre

 

Femininidad vs. Masculinidad

 

Orientación a corto plazo vs. Orientación a largo plazo

 

Moderación vs. Indulgencia

 

Esta interesante herramienta permite comparar las seis dimensiones en distintos países, está diseñado por Hofstede Insights y se puede encontrar aquí.

 

 

 

Prevención de los problemas de comunicación interculturalesClick to read  

Tener esto en cuenta al establecer las reglas básicas para su equipo virtual puede ser de gran ayuda.

 

Sin embargo, nunca podremos saberlo todo y hacer un uso excesivo de la teoría puede conducir a más etiquetas y estereotipos. Además, las diferencias interpersonales pueden confundirse con la diferencia cultural. Hoy en día, las personas que trabajan en equipos virtuales son más conscientes de que tienen que ser tolerantes. Al mismo tiempo, es genial y motivador cuando todos son respetuosos y conscientes de los valores de los demás.

 

Por lo tanto, tal vez sea mejor dejar que las personas se expliquen sobre qué les conviene y qué no. Puede llevar a cabo esto tan pronto como se establezca el equipo, al crear las reglas básicas y la visión de los equipos. Si es posible programar una reunión cara a cara, es aún mejor.

 

Podemos empezar preguntando a todos información sobre:

- estilo de comunicación que prefieren (más formal o más relajado)

- su punto de vista sobre los horarios, largas jornadas, etc.

- vacaciones que no querrían perder (nacionales/religiosas)

- tolerancia a la incertidumbre

- valores relacionados con el trabajo que valoran más

 

Si fuera el caso:

- Etiquetas y estereotipos/comentarios que más les molestan y que nunca deben usarse

 

Este debería ser un intercambio 100% voluntario – nadie debería sentirse forzado a compartir o hablar sobre cosas que no quieren.

 

 

 

 

Resolución de conflictos en Entornos Virtuales

No todos los conflictos son necesariamente malosClick to read  

No importa lo bien que establezcamos reglas y planifiquemos nuestras reuniones, siempre tendremos conflictos en nuestro equipo.

 

Sin embargo, no siempre es negativo tener conflictos, de hecho, pueden, correctamente gestionados, conducir a una mejor resolución de problemas y a conseguir una soluciones más creativas.

 

Los conflictos con resultados positivos son aquellos llamados sustanciales (¿cómo deberíamos hacer esto?)

 

Los conflictos con resultados negativos son aquellos que giran en torno a la personalidad – no conducen a una solución ( ‘tú siempre…’, ‘tú nunca’).

 

Principales causas de conflictosClick to read  

En el entorno virtual, la comunicación no verbal se reduce drásticamente. Esto podría evitar que las personas formen conexiones y establezcan una buena relación.

En distintos estilos de comunicación, al no ser un hablante nativo del idioma utilizado dentro del equipo, la falta de claridad puede generar conflictos.

La información escrita puede parecer más fría e impersonal. La mala interpretación de las reglas, la mala calidad del sonido y otros problemas técnicos pueden generar aún más frustración y generar conflictos. Algunas personas, incluso debido a la mala calidad de la iluminación o la configuración de la cámara, se verán en las reuniones virtuales distintos a como son normalmente.

Sin embargo, usted, como líder de un equipo virtual, debe poder facilitar y resolver esos problemas.

Comprensión de los estilos de gestión de los conflictosClick to read  

Colaborativo – todas las partes están orientadas a la solución – todos ganan

Comprometido – todas las partes ganan y ceden algo

Evasivo– se evitan los conflictos, se suprimen, no se da ningún paso para solucionarlos

Competitivo – ganar/perder

Acogedor una parte cede ante la otra

 

Los primeros 2 estilos son los más productivos ya que están orientados a encontrar una solución.

 

El estilo evasivo es el más peligroso ya que el problema nunca sale a la luz y por tanto no se soluciona.

Pasos en la resolución de conflictosClick to read  

Paso 1. Separar el problema de la personalidad

‘parece que el problema con el que nos enfrentamos es...’

 

Paso 2. Aclarar los puntos de acuerdo

Debe existir algún punto donde todas las partes estén de acuerdo. Indicarlo claramente. ‘nosotros/ambos/todos estamos de acuerdo...’

 

Paso 3. Aclarar los puntos de desacuerdo y las razones ‘la diferencia en nuestros puntos de vista es...’

 

Paso 4. Mostrar empatía y escuchar a todas las partes ‘entendemos como te sientes...’

 

Paso 5. Discutir pros y contras, tormenta de idea sobre alternativas

 

Paso 6. Preguntar al grupo como se pueden combinar las soluciones para conseguir un resultado ganador

 

Paso 7. Si no se llega a un consenso en el paso previo, votar entre todos la mejor solución

 

Paso 8. Añadir un tercero si fuera necesario, alguien neutral que pueda encontrar una solución

 

Práctica en la resolución de conflictosClick to read  

Asigne tiempo para actividades de formación de equipos más allá del horario de trabajo habitual. De esta forma el equipo estará preparado y sabrá actuar cuando se produzca una situación inesperada.

 

Discuta sobre estilos de manejo de conflictos, pasos y reglas para prevenir conflictos destructivos que derrochan energía.

 

Organice sesiones prácticas para resolver conflictos "virtuales" (pida a los miembros del equipo que imaginen una situación y cómo la resolverían).

 

 

Negociación electrónica

AntecedentesClick to read  

La negociación electrónica o negociación electrónica se puede definir como "el proceso de llevar a cabo negociaciones entre socios comerciales utilizando medios electrónicos ”.

Esto puede referirse a la negociación por teléfono, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia, pero también a la negociación y toma de decisiones automatizadas basadas en inteligencia artificial (como la negociación de bot a humano o de bot a bot, ofertas, negociación).

La necesidad de negociar a distancia, "sin mesa“, aumentó significativamente durante la crisis del COVID19, debido al distanciamiento social y las restricciones de viajes.

Mientras que la negociación basada en inteligencia artificial todavía se está desarrollando, la negociación electrónica de persona a persona no es ni mejor ni peor, solo es distinta de la negociación tradicional cara a cara.

Pros de la e-negociaciónClick to read  

El distanciamiento psicológico, específico de la negociación por medios electrónicos, puede ser beneficioso para la creatividad y la resolución de problemas, ya que proporciona tiempo para la reflexión (especialmente en el caso de la comunicación asincrónica como el email).

 

Algunas personas que generalmente se sienten más incómodas en entornos sociales, pueden sentirse empoderadas y compartir más en entornos virtuales, lo que lleva a una resolución de problemas más eficaz y soluciones creativas.

 

La negociación electrónica es rentable en tiempo y costes, especialmente para los negociadores de larga distancia. Al reducir los gastos de viajes, las partes pueden permitirse más sesiones y aclaraciones y más participantes.

 

 

 

Contras de la e-negociaciónClick to read  

Durante la negociación electrónica es más difícil establecer una buena relación, especialmente si las personas nunca se han conocido antes cara a cara.

La comunicación no verbal es menos efectiva y algunas investigaciones muestran que un alto porcentaje de correos electrónicos se malinterpretan y pueden llegar a percibirse como fríos o agresivos.

Si no se abordan adecuadamente, los problemas técnicos pueden ser frustrantes y dar lugar a negociaciones insatisfactorias.

3. ¿Cuál es el mejor medio que podemos utilizar para la negociación electrónica?Click to read  

La elección de la herramienta depende de su estilo de negociación (cooperativa o competitiva), el tipo de información que se va a compartir, la etapa de la negociación, el número y perfil de los participantes.

Para una mayor cercanía psicológica, es preferible la videoconferencia.

 

 

Practical tips for e-negotiationClick to read  

Dependiendo del propósito de la negociación, el proceso puede tener lugar en más etapas. Puede alternar entre varios medios para promover el distanciamiento psicológico o la cercanía según se adapte mejor a sus necesidades.

 

Por ejemplo, puede optar por la comunicación escrita en la etapa de pre negociación, organizar una videollamada para la etapa de intercambio de información y la etapa de propuesta y hacer una llamada de seguimiento posteriormente.

 

 

Siempre planifique sus sesiones de negociación a fondo. Tenga un guión para sus llamadas telefónicas y una agenda para videoconferencias. Siempre verifique los archivos adjuntos y la exactitud de los correos electrónicos, y no se olvide de formular correctamente el asunto del correo electrónico.

 

Aborde los problemas técnicos: familiarícese con toda la tecnología que está utilizando. Antes de cada sesión, realice una verificación técnica.

 

Puede establecer el ambiente de la negociación en una videollamada mostrando un fondo específico (más o menos formal), por el atuendo que usted o los miembros de su equipo están usando, iluminación que usan, etc.

 

 

Responder a la llamada solo cuando se esté listo. Es preferible devolver la llamada a que no te encuentren preparado, colocando cables debajo de la mesa. Por supuesto, lo mejor es tomarse el tiempo necesario para estar listo cuando sea el momento de contestar la llamada.

 

Hay que asegurarse que ambas partes acuerdan la hora de la llamada y estén ambos listos en sese momento. No llamar nunca a nadie sin avisar ni sin preguntar y simplemente preguntemos antes si el momento es adecuado, sin importar lo importantes que sean los temas a tratar.

 



 Keywords

Equipo virtual, trabajo remoto, roles de equipo, reunión en línea, verificación tecnológica, agenda de reuniones, tecnología de reuniones virtuales, a


 Objectives/goals:

• Conducir reuniones virtuales amenas con diversos equipos
• Comunicar de forma clara y abierta para potenciar la confianza, la responsabilidad y la toma de decisiones eficaz dentro de un equipo virtual
• Desarrollar agendas eficaces y otras herramientas para mejorar la calidad de nuestras reuniones online
• Abordar conflictos y problemas de comunicación interculturales
• Llevar a cabo negociaciones de éxito usando medios electrónicos


 Description:

El Módulo "Comunicación digital" está estructurado en cuatro unidades, cada una dedicada a un tema clave relacionado con la comunicación online para el emprendimiento digital.
La primera Unidad Didáctica aborda los principales aspectos de la Gestión de un equipo Virtual: definir un equipo, cómo la estructura del equipo está influenciada por la ubicación física de cada miembro, cuáles son los principales factores de éxito y fracaso, cómo organizar reuniones virtuales eficaces y qué tecnología podemos utilizar.
"Problemas de comunicación transcultural" es la segunda unidad del módulo, que presenta al alumno los principales aspectos e inquietudes relacionados con cuestiones específicas de la cultura que pueden influir en la forma en que las personas actúan y se comunican en un entorno profesional. Las seis dimensiones culturales definidas en la teoría de las dimensiones culturales de Hofstede se proponen como el punto de partida para una mejor comprensión de los factores que pueden conducir a problemas relacionados con la cultura. Sin embargo, en lugar de proponer soluciones únicas para todos, esta unidad promueve un enfoque bastante abierto y flexible, alentando al gerente del equipo virtual a recopilar comentarios de los propios miembros del equipo e integrarlos en los estatutos y reglas básicas del equipo.
La tercera unidad, "Resolución de conflictos en entornos virtuales", presenta al alumno los principales tipos de conflictos que pueden surgir al trabajar con equipos virtuales, sus causas más frecuentes, estilos de gestión de conflictos y una guía paso a paso para resolver dichos conflictos.
La última unidad, "Negociación electrónica", cubre los principales puntos básicos específicos de la negociación por medios electrónicos, proporcionando una descripción general del tema, junto con una lista de pros y contras y un conjunto de consejos prácticos.


 Self Assesment questions:

1. Módulo: Comunicación Digital. Comunicación online para el emprendimiento digital

1.1 Unidad: Gestión de equipos virtuales

1.1.1 Sección: Definiendo nuestro equipo

1.1.2 Sección: Ubicación física de los miembros del equipo

1.1.3 Sección: Qué dicen las investigaciones sobre los problemas a los que se enfrentan mayoritariamente los equipos virtuales

1.1.4 Sección: Qué dicen las investigaciones sobre los factores de éxito que influyen en los equipos virtuales

1.1.5 Sección: Estableciendo las reglas básicas

1.1.6 Sección: Formalización de los roles de equipo

1.1.7 Sección: Liderando grandes reuniones virtuales

1.1.8 Sección: Tecnología para equipos virtuales

1.2 Unidad: Problemas de comunicación interculturales

1.2.1 Sección: Antecedentes

1.2.2 Sección: Dimensiones culturales

1.2.3 Sección: Prevención de problemas de comunicación interculturales

1.3 Unidad: Resolución de conflictos en Entornos Virtuales

1.3.1 Sección: No todos los conflictos son malos

1.3.2 Sección: Principales causas de conflicto

1.3.3 Sección: Comprensión de los estilos de gestión de conflictos

1.3.4 Sección: Pasos para la resolución de conflictos

1.3.5 Sección: Práctica de resolución de conflictos

1.4 Unidad: Negociación electrónica

1.4.1 Sección: Antecedentes

1.4.2 Sección: Los pros de la negociación electrónica

1.4.3 Sección: Los contras de la negociación electrónica

1.4.4 Sección: Consejos prácticos para la negociación electrónica


 Bibliography

Dulebohn, James and Hoch, Julia E., Virtual teams in organizations, Human Resource Management Review (2017);

https://www.researchgate.net/publication/312355972_Virtual_teams_in_organizations

Miller, Lawrence, Leading Virtual Teams, Institute for Leadership Excellence, 2019;

 

Cultural Dimensions – Hofstede Insights:

https://www.hofstede-insights.com/product/compare-countries/

 

Thakore, Digvijaysinh, Conflict and Conflict Management, Journal of Business and Management, 2013;

http://iosrjournals.org/iosr-jbm/papers/Vol8-issue6/B0860716.pdf

 

Crichton, Michael, Negotiating without a table, The Gap Partnership, 2019

https://www.thegappartnership.com/media/55xjs4k1/negotiating-without-a-table.pdf



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