|
Komunikacja w sieci dla przedsiębiorczości cyfrowej
CeleClick to read 
Informacje zdobyte podczas kursu pozwolą ci na:
• Prowadzenie wirtualnych spotkań z różnymi zespołami
• Komunikowanie się jasno i otwarcie, aby wspierać zaufanie, odpowiedzialność oraz skutecznie podejmować decyzje w wirtualnym zespole
• Opracowanie skutecznych planów oraz innych środków, aby poprawić jakość spotkań prowadzonych w sieci
• Rozwiązywanie konfliktów i problemów komunikacji międzykulturowej
• Prowadzenie skutecznych negocjacji drogą elektroniczną
Zarządzanie wirtualnymi zespołami Click to read
W dzisiejszych czasach dystans fizyczny ma mniejsze znaczenie niż kiedykolwiek. Każda firma może posiadać utalentowanych ludzi ze wszystkich stron świata, tworząc wirtualne zespoły. Jednak zarządzanie wirtualnym zespołem różni się pod wieloma względami od pracy twarzą w twarz i istnieje kilka kluczowych aspektów, które należy wziąć pod uwagę, jeśli chcesz odnieść sukces.
Zdefiniuj swój zespółClick to read
Jak powstał twój zespół? Czy miałeś możliwość wybrania członów swojego zespołu lub otrzymałeś zespół po poprzednim menadżerze?
Czy te same osoby zawsze pracują razem, czy też struktura zespołu zmienia się w zależności od działania/projektu?
Lokalizacja pracowników/członków zespołu (fizyczna) Click to read
Może wpłynąć na sposób, w jaki zespół współpracuje ze względu na różnice stref czasowych, kwestie kulturowe, podejście do długich godzin pracy itp.
Kiedy organizujesz wirtualne spotkania lub zajęcia, zastanów się, co jest najlepsze dla wszystkich. Członkowie twojego zespołu mogą być…
- głównie na miejscu z kilkoma zdalnymi pracownikami (rozporoszeni lokalnie, regionalnie, w kraju, na całym świecie)
- w tym samym mieście/kraju/regionie
- w różnych regionach świata, z dużymi różnicami stref czasowych
W ostatnim przypadku nie zawsze będzie możliwość znalezienia odpowiedniego czasu dla wszystkich. W takiej sytuacji zmieniaj czas, tak aby część zespołu nie była stale w niekorzystanej sytuacji.
Wskazówka: jeżeli to możliwe, wykorzystaj różnice stref czasowych na swoją korzyść, aby uzyskać całodobową produktywność (np. gdy część zespołu z tej samej strefy czasowej może pracować niezależnie od pozostałych).
Najczęstsze problemy wirtualnych zespołów wg badańClick to read
Według Institute for Leadership Excellence – przedstawiającego wyniki badań publikowanych przez Harvard Business Review – główne problemy, które należy najpierw rozwiązać, aby zapewnić skuteczne działania w sieci, to:
- Niektórzy członkowie zespołu (potajemnie) wykonują wiele zadań jednocześnie
- Niedostateczne poświecenie uwagi
- Dystans emocjonalny ze względu na odległość fizyczną
- Brak zaangażowania ze strony niektórych członków
- Ograniczenie działania i podejmowanie właściwych kroków, a także kontynuacji działań
Czynniki sukcesu dla wirtualnych zespołów wg badańClick to read
Według badań opublikowanych przez Forbes (2015) są to:
-budowanie ZAUFANIA (najlepiej poprzez spotkania twarzą w twarz)
-zapewnienie PRZEJRZYSTOSCI (będąc bardziej „kierującym” niż zwykle)
-posiadanie WIZJI (twoje podejście pasuje do ogólnej wizji zespołu)
Również wirtualny lider powinien:
-formalizować role zespołowe
-stworzyć przejrzysty zestaw dotyczących sposobów podejmowania decyzji
-określić jasno zdefiniowany proces, aby zapewnić, że wszyscy członkowie zespołu dostarczą oczekiwane wyniki
-promować jasną i otwartą komunikację, odpowiednio dostosowaną do cech zespołów
Podstawowe zasady dla wirtualnego zespołuClick to read
Wspólnie zdecydujcie i zachowajcie na piśmie, tak, aby były dostępne dla każdego, podstawowe informacje:
- określone godziny pracy (rozpoczęcia i zakończenia)
- czas odpowiedzi na e-maile
- harmonogram spotkań i przerw
- ton komunikacji (formalny lub luźniejszy),
- aspekty kulturowe (święta narodowe/religijne),
- jak powinny być podejmowane decyzje,
- śledzenie zadań i raportowanie,
- odpowiedzialność (np. co się dzieje, gdy nie wykonuje przydzielonych mu zadań),
- zasady komunikacji.
Wyznaczanie ról zespołowych (w sposób formalny)Click to read
“Odpowiedzialność wszystkich to odpowiedzialność nikogo”.
Nieprzyporządkowane zadania można łatwo zapomnieć lub przeoczyć podczas pracy z wirtualnym zespołem. Chociaż elastyczność ról jest dobra, nadal musisz jasno określić, co wszyscy mają robić, jak i kiedy (w tym także przy zadaniach powtarzających się czy tych wymagających punktualności).
Aby każdy mógł jasno zrozumieć, co musi zrobić, w tym przypadku nie obawiaj się nadmiernej komunikacji w razie potrzeby.
Po omówieniu ich podczas spotkania, powinny być również dostępne w formie pisemnej do dalszych konsultacji (jako protokół ze spotkania lub wprowadzone jako zadania
w oprogramowaniu do zarządzania projektami, z którego korzystasz.
Technologia dla wirtualnych zespołówClick to read
Nie ograniczaj się tylko do wideokonferencji. Może być konieczne użycie innych narzędzi do współpracy online, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami.
Do wirtualnych spotkań będziesz potrzebował:
- Stabilne połączenie internetowe,
- Oprogramowanie do obsługi konferencji online (wśród najczęściej używanych: Zoom, GoToMeeting, Shype, Webex),
- Dźwięk (ze słuchawek, komputera, telefonu),
- Wideo (kamera internetowa lub bardziej profesjonalne narzędzia w zależności od celu spotkania),
- Jeśli to możliwe, zapewnij wszystkim członkom zespołu wysokiej jakości sprzęt (dobrą kamerę internetową, mikrofon i słuchawki).
Jeśli zespół jest mieszany (więcej osób jest na miejscu i tylko kilku pracowników zdalnych) i często odbywają się spotkania zespołu, możesz ustalić pokój wideokonferencyjny ze specjalnym sprzętem zaprojektowanym specjalnie do tego celu.
W przypadku pracy w domu – omów kwestie tła. Niedbałe tło może rozpraszać i prowadzić do braku motywacji. Daj przykład, ustawiając odpowiednie tło, z dobrym oświetleniem i dźwiękiem. Oczywiście możesz po prostu rozmyć tło lub stworzyć wirtualną wersję. Jednak skutkiem tego będzie jeszcze bardziej bezosobowa/ sztywna atmosfera.
Jeśli nie chcesz nosić słuchawek, w tym przypadku najlepiej sprawdzają się mikrofony „krawatowe”, ponieważ umożliwiają poruszanie się bez zmiany jakości dźwięku. Noś strój odpowiedni do pracy, nawet jeśli jesteś w domu.
Jeśli to możliwe, zawsze używaj wersji pro/premium oprogramowania lub subskrypcji, której jesteś pewien, że spełnia twoje wymagania (wersje bezpłatne często posiadają ograniczone funkcje, ograniczoną liczbę dozwolonych osób lub ograniczony czas użytkowania).
Bądź konsekwentny – ludzie lubią rzeczy, które już znają.
Wybierz oprogramowanie, które lepiej odpowiada potrzebom twojego zespołu i trzymaj się go.
Oprócz narzędzi związanych z wirtualnymi spotkaniami istnieją inne narzędzia, których możesz użyć do zwiększania wydajności wirtualnych zespołów.
Są nimi:
- oprogramowania do współpracy
- oprogramowania do śledzenia celów i raportowania statusu
- oprogramowanie do zarządzania projektami
- zarządzanie dokumentami
- komunikacja
Jednak w tym przypadku - mniej znaczy więcej, a kluczowa jest konsekwencja. Jeżeli jest to możliwe - staraj się trzymać wszystko w jednym miejscu.
Prowadzenie spotykań w sieci - skutecznych, przynoszących korzyściClick to read
Krok 1: Określ cel spotkania i wybierz odpowiednią technologie/ oprogramowanie
- Czy chcesz przedstawić prezentację?
- Bądź kreatywny i twórz pomysły (wybierz oprogramowanie, które umożliwia korzystanie z tablicy);
- Co z podejmowaniem decyzji?
Krok 2: Przeprowadź kontrolę techniczną
- jeśli korzystasz z urządzenia lub oprogramowania po raz pierwszy, przećwicz korzystanie z niego przed użyciem go
- przeznacz co najmniej 15 minut przed spotkaniem, aby sprawdzić, czy wszystko działa poprawnie (połączenie internetowe, kamery, mikrofony).
Krok 3: Wyślij zaproszenia i dane logowania
Jasno podaj datę i godzinę spotkania.
Krok 4: Roześlij program spotkania za pośrednictwem poczty elektronicznej
Możesz dołączyć do wiadomości, którą wysyłasz wraz z harmonogramem spotkania informacje o etykiecie rozmów (każdy z kamerami włączonymi/ bez kamer, mikrofony wyciszone, chyba, że musisz wnieść swój wkład, oprogramowanie, które może być konieczne do zainstalowania itp.). Każdy punkt spotkania musi być zrozumiały, aby wszyscy byli świdomi tego, co będą musieli przygotować na spotkanie (np. jeżeli niektórzy pracownicy będą przedstawiać prezentację podczas spotkania). Inne materiały, z którymi należy się zapoznać przed spotkaniem, można zawrzeć/dołączyć do tej widomości.
Aby każdy mógł jasno zrozumieć, co musi zrobić, w tym przypadku nie obawiaj się nadmiernej komunikacji w razie potrzeby.
Po omówieniu ich podczas spotkania, powinny być również dostępne w formie pisemnej do dalszych konsultacji (jako protokół ze spotkania lub wprowadzone jako zadania
w oprogramowaniu do zarządzania projektami, z którego korzystasz.
Krok 5: „Przyjdź” wcześniej i zachęć wszystkich do zrobienia tego samego, abyś mógł rozwiązać każdy możliwy problem techniczny i zacząć o ustalonej porze.
Krok 6: Poprowadź spotkanie
Kontroluj, kto dołączył, a kogo brakuje
Podsumuj podstawowe zasady
Krótko przedstaw program i cele spotkania
Daj wszystkim możliwość wniesienia wkładu do spotkania
Krok 7: Zakończ spotkanie
Zakończ spotkanie o ustalonej porze lub wcześniej
Opowiedz krótko o tym, co zostało omówione i przygotuj plan działania
Wyślij wszystkim notatki i plan działania ze spotkania w formie pisemnej do dalszych konsultacji
Problem komunikacji międzykulturowej
Tło kulturoweClick to read
Wszyscy jesteśmy różni, a w wirtualnym zespole jest jeszcze bardziej prawdopodobne, że spotkamy nieoczekiwane sytuacje, konflikty lub blokady wynikające z kulturowego tła wśród członków zespołu.
Komunikacja międzykulturowa to bardzo rozległa dziedzina, która wraz z pogłębioną wiedzą wymaga szczególnej wrażliwości i orientacji ze strony lidera, a także zrozumienia i tolerancji ze strony wszystkich pracowników.
Dobrym punktem wyjścia do zrozumienia, jak może to wpłynąć na aktywność zespołu wirtualnego są wymiary kulturowe zdefiniowane przez Geert Hofstede.
Wymiary kulturoweClick to read
Interesujące narzędzie pozwalające na porównanie sześciu wymiarów w różnych krajach, zaprojektowane przez Hofstede Insights, można znaleźć tutaj.
Zapobieganie problemom komunikacji międzykulturowejClick to read
Wzięcie pod uwagę wskazanych aspektów przy ustaleniu podstawowych zasad dla wirtualnego zespołu może być pomocne.
Jednak nigdy nie możemy wiedzieć wszystkiego, a nadmierne wykorzystywanie teorii może prowadzić do jeszcze większej liczby stereotypów. Różnice międzyosobowe można pomylić z różnicami kulturowymi. W dzisiejszych czasach osoby pracujące w wirtualnym zespole są bardziej świadome tego, że muszą być tolerancyjni. Jednoczenie jest to dobre
i motywujące, gdy wszyscy szanują i zwracają uwagę na wartości innych.
Dlatego lepiej wyjaśnić pracownikom, co jest dla nich dobre, a co nie. Możesz to zrobić, po ustaleniu zespołu oraz podczas tworzenia podstawowych zasad i wizji zespołu. Najlepszym rozwiązaniem będzie spotkanie się twarzą w twarz.
Możesz zacząć od poproszenia wszystkich o informacje dotyczące:
- preferowanego stylu komunikacji (formalny lub luźniejszy)
- ich opinia na czas pracy, nadgodziny itp.
- święta, które zawsze obchodzą (narodowe/religijne)
- tolerancja niepewności
- wartości związane z pracą, które cenią najbardziej
W przypadku:
- stereotypów/uwag, które ich najbardziej irytują i nigdy nie są używane
Powinno to być w 100% dobrowolne działanie – nikt nie powinien być zmuszony do dzielenia się lub mówienia o rzeczach, których nie chce.
Rozwiązanie konfliktów w środowisku naturalnym
Pozytywne strony konfliktuClick to read
Bez względu na to, jak dobrze ustalisz zasady i zaplanujesz spotkania, nadal będą pojawiać się konflikty w twoim zespole.
Jednak konflikty nie zawsze przynoszą negatywne skutki, w rzeczywistości mogą, jeśli są odpowidnio zarządzane, prowadzić do lepszego rozwiązania problemów
i bardziej kreatywnych rozwiązań.
Konflikty z pozytywnymi skutkami dotyczą treści/znaczenia (z ang. substance) (jak powiniśmy to zrobić?)
Konflikty z negatywnimi skutakami dotyczą osobowości – nie prowadzą do rozwiązania („ty zawsze…”, „ty nigdy”).
Główne przyczyny konfliktuClick to read
W środowisku wirtualnym komunikacja niewerbalna jest znacząco ograniczona. Może to uniemożliwiać ludziom nawiązywanie kontaktów i budowanie relacji.
Różne style komunikacji, brak znajomości języka używanego w zespole jako rodzimy oraz brak przejrzystości, jasności może prowadzić do konflików.
Pisemne informacje mogą brzmieć surowo i bezosobowo. Błędna interpretacja zasad, zła jakość dźwięku i inne problemy techniczne mogą powodować frustracje i prowadzić do konfliktu. Niektóre osoby, nawet ze względu na słabą jakość oświetlenia czy ustawienie kamery, będą wyglądać inaczej niż zazwyczaj na wirtualnych spotkaniach.
Jednak lider wirtualnego zespołu powinien umieć rozwiązać te problemy.
Style zarządzania konfliktemClick to read
Współpraca– wszystie strony są ukierunkowane na rozwiązania – wszystkie strony wygrywają
Kompromis– wszystkie strony wygrywają i coś dają
Unikanie– unika się konfliktu, tłumi go, nie podejmuje się żadnych kroków w celu jego rozwiązania
Konkurowanie/Rywalizacja– wygrana/przegrana
Dostosowanie– jedna strona poddaje się drugiej
Pierwsze dwa style przynoszą więcej korzyści, są najbardziej produktywne, ponieważ są ukierunkowane na rozwiązania konfliktów.
Styl unikania jest najbardziej niebezpieczny, ponieważ problem nigdy nie wychodzi na jaw, a zatem nigdy nie jest rozwiązany.
Proces rozwiązywania konfliktówClick to read
Krok 1. Odzielenie problemów od osoby
„Wygląd na to, że mamy do rozwiązania problem...”
Krok 2. Wyjaśnij punkty konfliktu. Musi być jakiś punkt w tej sprawie, co do którego strony się zgadzają.
„My/Wy oboje/Wszyscy zgadzamy się, że…”
Krok 3. Rozpoznanie różnic, punktów spornych. Punkty, w których mamy inne zdanie.
„Różnicą w naszych poglądach jest…”
Krok 4. Okaż empatię i słuchaj wszystkich stron konfliktu
„Rozumiemy, że czujesz się...”
Krok 5. Omów za i przeciw, przeprowadź burzę mózgów dotyczącą alternatyw, rozwiązania problemu
Krok 6. Zapytaj na forum grupy, w jaki sposób ich zdaniem można połączyć rozwiąznia, aby przynieść korzyści dla wszystkich stron
Krok 7. Jeśli na poprzednim etapie nie osiagnięto celu, poproś grupę, aby zagłosowała za najlepszym rozwiązaniem
Krok 8. Jeżeli to konieczne, przyprowadź osobę trzecią, neutralną, która może znaleźć rozwiązanie
|
Play audio 
